Un fichier de contacts contient une référence « 00127 ». Après son ouverture dans un tableur, elle devient « 127 ». Les accents peuvent aussi être mal affichés et certaines dates changer de sens. Ce n’est pas nécessairement un défaut du fichier : le logiciel a interprété des valeurs avant que vous choisissiez leur type. Pour préserver les données, il faut contrôler l’importation, puis comparer le résultat à la source.
En bref : conservez le CSV original et importez les identifiants comme du texte. Ajouter un format visuel après conversion ne restitue pas toujours les caractères déjà perdus.
Examiner le fichier avant de l’ouvrir en double-cliquant
Le format CSV contient des lignes de texte séparées par un délimiteur. Il ne décrit pas les colonnes comme le ferait un classeur complet. Le logiciel doit donc déterminer le séparateur, l’encodage et les types de données. Une référence produit qui ressemble à un nombre peut être traitée comme une quantité, alors que les zéros initiaux font partie de son identité.
Ouvrez une copie dans un éditeur de texte pour examiner quelques lignes. Repérez le séparateur et les exemples sensibles : codes postaux, références longues, dates ambiguës, montants décimaux et noms accentués. Ne remplacez pas tous les points-virgules à l’aveugle : certains peuvent appartenir à une valeur entre guillemets. Gardez le fichier original intact pour disposer d’un point de comparaison fiable.
Choisir les types pendant l’importation
Utilisez le parcours d’importation de texte ou CSV disponible dans votre version d’Excel. Microsoft présente cette méthode dans sa documentation d’importation. L’aperçu permet de vérifier la séparation des colonnes avant le chargement. Lorsque l’outil propose une transformation des données, profitez-en pour préciser les types des champs sensibles.
Une colonne de référence doit généralement rester du texte, même si elle contient uniquement des chiffres. Pour une date, vérifiez l’ordre jour et mois ainsi que les paramètres régionaux utilisés. Pour un montant, assurez-vous que la virgule décimale n’est pas confondue avec un séparateur. Ces choix dépendent du fichier reçu ; une méthode enregistrée pour un fournisseur n’est pas automatiquement adaptée au suivant.
Ne pas confondre affichage et information conservée
Un format de cellule peut afficher cinq chiffres et faire apparaître « 00127 » autour d’une valeur numérique. Cela peut convenir à un affichage interne, mais ne prouve pas que la référence d’origine a été conservée. Si les identifiants n’ont pas tous la même longueur, compléter mécaniquement avec des zéros crée des valeurs potentiellement fausses.
Repartez du CSV si des chiffres ont été supprimés ou arrondis. Une référence longue mérite une vigilance particulière, car un tableur n’est pas un stockage neutre de tous les identifiants numériques. Pour un échange avec un CRM ou une boutique, comparez les chaînes exactes, pas seulement leur apparence à l’écran. Une colonne correctement typée dès l’import réduit ce risque.
Contrôler un échantillon avant de transmettre le résultat
Vérifiez des lignes du début, du milieu et de la fin, ainsi que plusieurs cas atypiques. Comparez le nombre de lignes, les références, les accents et les valeurs absentes. Si votre traitement exclut des lignes vides ou fusionne des champs, consignez cette transformation au lieu de considérer toute différence comme une erreur.
Enregistrez le travail dans un format qui conserve vos choix, puis testez l’export destiné à l’application suivante. Une réouverture dans le même tableur ne suffit pas : l’outil de destination peut interpréter le fichier autrement. Un petit import d’essai permet de vérifier les références et les dates avant de traiter le catalogue entier. Cette étape est particulièrement utile lorsque le fichier sert à mettre à jour des enregistrements existants.
| Champ | Traitement à examiner |
|---|---|
| Référence | Texte, sans supprimer les zéros |
| Date | Ordre jour/mois et paramètres régionaux |
| Montant | Séparateur décimal et unité |
